Hỏi và đáp - Nghiệp vụ Bkav

Nguyên nhân: Máy tính chưa cài hoặc chưa bật Plugin ký Bkav.
Anh/Chị vui lòng:
1. Bật phần mềm Bkav Signer Plugin.
2. Nếu vẫn báo lỗi, hãy thực hiện cài đặt lại Plugin theo hướng dẫn hiển thị trên thông báo.

Anh/Chị kiểm tra theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra USB Chữ ký số đã được máy tính nhận chưa.

- Mở This PC hoặc My Computer.

- Kiểm tra xem có xuất hiện ổ đĩa CD Drive (E:) BkavCA hay không.

Nếu chưa thấy ổ đĩa:

- Rút USB Chữ ký số ra và cắm lại.

- Nếu vẫn không nhận, khởi động lại máy tính và kiểm tra lại.

Lưu ý: Tên ổ đĩa có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp chữ ký số, ví dụ: BkavCA, Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA,...

Bước 2: Cài đặt và bật phần mềm quản lý Chữ ký số tại đây tại đây.

Bước 3: Cập nhật Chữ ký số lên hệ thống Bkav IVAN tại đây.

Nếu đơn vị chưa nhận được C12, Anh/Chị vẫn nên tiến hành đóng tiền BHXH đúng hạn để tránh bị tính lãi chậm nộp và đối chiếu lại sau khi nhận được C12 (thường là trước ngày 10 hàng tháng).

Anh/Chị có thể thực hiện tra cứu bằng ứng dụng VNeID theo các bước sau:
1. Cài đặt ứng dụng VNeID trên điện thoại.
2. Đăng nhập tài khoản VNeID
3. Vào mục Thông tin cư trú → chọn Hộ gia đình để xem danh sách thành viên.

Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Báo Tăng, Báo Giảm Lao Động Theo Quy Định Mới Nhất
Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), thời hạn nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động được thực hiện hàng tháng. Cụ thể như sau:
1. Đối với Báo Tăng Lao Động:
Doanh nghiệp phải lập và nộp hồ sơ báo tăng lao động và đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong vòng 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động,hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng.
2. Đối với Báo Giảm Lao Động:
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ báo giảm lao động kể từ ngày người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc nghỉ việc theo quy định.
Thời Hạn Nộp Chung Hàng Tháng:
Mặc dù có các quy định riêng cho từng trường hợp, trên thực tế, các doanh nghiệp thường thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm lao động theo chu kỳ hàng tháng.

Cụ thể:
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng đối với các biến động (tăng hoặc giảm) phát sinh trong tháng đó.
Ví dụ: Nếu trong tháng 9 năm 2025, công ty có nhân sự mới vào làm việc từ ngày 10/9 và có nhân sự nghỉ việc từ ngày 20/9, thì công ty phải hoàn tất và nộp hồ sơ báo tăng cho người mới và báo giảm cho người nghỉ chậm nhất là ngày 30/9/2025.

Trên giao diện Sửa hồ sơ, Anh/Chị click vào biểu tượng cây bút để kê khai, giao diện Chỉnh sửa tờ khai 01B - HSB có mục Chứng từ giấy để tick chọn.

Tên hồ sơ không xóa được, nếu muốn sửa tên hồ sơ Anh/Chị bấm vào mục Tên hồ sơ để sửa lại tên.

Một số nguyên nhân không tra cứu được số sổ BHXH, Anh/Chị kiểm tra:
- Đã nhập đúng thông tin số sổ BHXH cần tra cứu hoặc các thông tin của lao động mà hệ thống yêu cầu để tra cứu.
- Có thể do hệ thống Cổng BHXH chưa đồng bộ thông tin, Anh/Chị vui lòng tra cứu lại thời điểm khác hoặc liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ kiểm tra thêm.

Anh/Chị kê khai thủ tục 630 - Xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe. Chọn đúng Loại chế độ Ốm đau hoặc Dưỡng sức sau ốm.

Do danh mục mã KCB của Tỉnh/TP Anh/Chị đang chọn đã được sáp nhập với Tinh/TP khác. Anh/Chị chọn lại Tỉnh/TP mới sáp nhập sau đó chọn tiếp cơ sở KCB.

Một số nguyên nhân Anh/Chị kiểm tra:
- Chọn đúng Tỉnh/TP ngân hàng nhận trợ cấp.
- Tìm đúng tên ngân hàng, một số ngân hàng cần ghi đầy đủ tên ngân hàng để tìm kiếm.
- Có thể ngân hàng đang chọn không nằm trong danh mục ngân hàng đăng ký với BHXH

Anh/Chị làm thủ tục 604a - Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến. Lưu ý cột Nội dung thay đổi, yêu cầu ghi rõ nội dung đề nghị cấp MĐV.

Anh/Chị vui lòng liên hệ tổng đài Bkav 19001854 để được hỗ trợ cấp thêm tài khoản IVAN cho MĐV mới.

Hiện chưa có chức năng có thể tra cứu mã số BHXH theo CCCD, Anh/Chị thực hiện tra cứu mã số BHXH theo thông tin của lao động trên hệ thống Bkav IVAN.

Hồ sơ VN35 - Giải quyết hưởng lương hưu đối với người đang tham gia BHXH bắt buộc không có tick nộp HS giấy nhưng Anh/Chị vẫn có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tới CQ BH qua đường bưu điện.

Khi kê khai tham gia bảo hiểm cho người lao động, mức tiền đóng được xác định dựa trên mức lương ghi trong hợp đồng lao động và tỷ lệ trích đóng theo quy định hiện hành, cụ thể:

BHXH (bảo hiểm xã hội):

- Doanh nghiệp đóng 17,5%, người lao động đóng 8%.

- Dùng để tính các chế độ hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp.

BHYT (bảo hiểm y tế):

- Doanh nghiệp đóng 3%, người lao động đóng 1,5%.

- Dùng để thanh toán chi phí khám chữa bệnh khi người lao động sử dụng thẻ BHYT.

BHTN (bảo hiểm thất nghiệp):

- Doanh nghiệp đóng 1%, người lao động đóng 1%.

- Chỉ áp dụng cho người lao động là công dân Việt Nam.

Để kiểm tra hạn sử dụng tài khoản IVAN BKav, Anh/Chị vào mục Quản lý tài khoản -> Tại mục Thông tin Bản quyền sẽ hiển thị hạn sử dụng của tài khoản.

Trên giao diện Tra cứu C12 Anh/Chị Click Thêm tra cứu -> Chọn tháng cần tra cứu -> Thêm tra cứu.

Hiện tại Cổng BHXH chưa cho phép kê khai nửa ngày nên Anh/Chị tiếp tục kê khai tròn ngày trên phần mềm IVAN.

Trường hợp không tra cứu được thông tin người lao động bằng mã số BHXH trên cổng thông tin BHXH hoặc trên phần mêm IVAN Bkav có thể do một trong các nguyên nhân sau:

Mã số BHXH chưa được đồng bộ dữ liệu trên hệ thống. Thường xảy ra khi người lao động mới được cấp mã số hoặc mới tham gia lần đầu, hệ thống BHXH chưa cập nhật kịp thời.

Thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CMND/CCCD) chưa trùng khớp với dữ liệu BHXH. Nếu có sai lệch, cần liên hệ cơ quan BHXH nơi quản lý để điều chỉnh thông tin cá nhân.

Mã số BHXH bị nhập sai. Cần kiểm tra lại dãy số có đủ 10 ký tự hay không, hoặc thử tra cứu lại bằng CMND/CCCD và ngày sinh thay vì mã số.

Người lao động chưa từng tham gia BHXH. Trường hợp này, hệ thống chưa có dữ liệu nên sẽ không hiển thị kết quả.

Cổng tra cứu của BHXH Việt Nam đang bảo trì hoặc lỗi hệ thống. Anh/Chị có thể thử lại sau.

Hiện phần mềm IVAN Bkav không mất phí duy trì tài khoản ạ.

Khi Anh/Chị tra cứu trên ứng dụng VssID hoặc Cổng thông tin BHXH Việt Nam, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thường sẽ hiển thị đầy đủ tất cả các đơn vị mà người đó đã tham gia, miễn là sử dụng cùng một mã số BHXH.

Trường hợp tìm tên nhân sự trong mục “Quản lý lao động – ĐTTĐ” nhưng không hiển thị thường do một trong các nguyên nhân sau:

- Tìm sai thông tin hoặc gõ không đúng tên nhân sự. Cần kiểm tra lại chính tả, dấu tiếng Việt, hoặc thử tìm theo mã số BHXH, CMND/CCCD để chính xác hơn.

- Nhân sự chưa được báo tăng trên phần mềm BHXH điện tử (IVAN). Cần kiểm tra lại hồ sơ tăng lao động đã gửi chưa, và đã được cơ quan BHXH duyệt hay chưa.

- Hồ sơ tăng lao động bị lỗi hoặc chưa được duyệt hoàn tất. Nếu hồ sơ vẫn ở trạng thái “Chờ duyệt” hoặc “Bị từ chối”, nhân sự sẽ chưa đồng bộ trong danh sách.

- Nhân sự đã báo giảm hoặc bị xóa khỏi danh sách. Khi đó, tên nhân sự sẽ không còn xuất hiện trong danh sách lao động đang tham gia.

Việc chuyển cơ quan bảo hiểm có hai trường hợp, tùy theo mã đơn vị (MĐV) có thay đổi hay không:

Trường hợp 1: Không thay đổi mã đơn vị (MĐV)

Hệ thống Bkav IVAN sẽ tự động cập nhật cơ quan Bảo hiểm xã hội mới cho đơn vị theo thông báo của Cổng Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Anh/Chị không cần thao tác gì, chỉ cần chờ hệ thống đồng bộ dữ liệu.

Trường hợp 2: Có thay đổi mã đơn vị (MĐV)

Anh/Chị cần thực hiện kê khai và nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị mới, tùy theo nơi quản lý:

Nếu đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Hà Nội quản lý:

Kê khai và nộp hồ sơ “HN20 – Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị chuyển địa bàn tỉnh/thành phố khác đến” trên hệ thống Bkav IVAN.

Sau khi được cơ quan Bảo hiểm xã hội duyệt, hệ thống Bkav IVAN sẽ tự động tạo thêm tài khoản cho mã đơn vị mới.

Anh/Chị có thể sử dụng ngay tài khoản mới để kê khai.

Nếu đơn vị thuộc BHXH Việt Nam quản lý:

Kê khai và nộp hồ sơ giấy đến cơ quan BHXH quản lý mới.

Sau khi được cấp mã đơn vị mới, liên hệ lại Bkav để được hỗ trợ cấp thêm tài khoản IVAN và đăng ký sử dụng cho mã đơn vị mới.

Thông báo “I-VAN đã ngừng hoạt động” xuất hiện khi hệ thống truyền nhận hồ sơ điện tử giữa Cổng Bảo hiểm xã hội Việt Nam và cơ quan bảo hiểm quản lý có phát sinh tạm thời.

Trường hợp này không phải do lỗi của hồ sơ, Anh/Chị chỉ cần thao tác nộp lại vào thời điểm khác là được.

Sau khi hệ thống ổn định, hồ sơ sẽ được tiếp nhận bình thường.

Từ ngày 01/10/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện cập nhật lại cổng tiếp nhận hồ sơ điện tử tại một số Tỉnh/Thành phố.

Trong quá trình này, Cổng Bảo hiểm sẽ gửi thông báo trực tiếp đến các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN, bao gồm Bkav, để cập nhật dữ liệu quản lý.

Do đó, đơn vị không cần thao tác gì thêm. Khi có thông báo thay đổi, Bkav sẽ chủ động thực hiện cập nhật trên hệ thống để đảm bảo việc kê khai và nộp hồ sơ diễn ra bình thường.

Khi hồ sơ bị báo lỗi ERR, Anh/Chị vui lòng kiểm tra nguyên nhân bằng cách:

Tại cột Chức năng, click vào biểu tượng đồng hồ để mở Lịch sử hồ sơ và giao dịch.

Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết nguyên nhân hồ sơ bị lỗi ERR để Anh/Chị đối chiếu và thực hiện điều chỉnh phù hợp.

Đây là ngày kết thúc khoảng thời gian mà đơn vị (doanh nghiệp) đề nghị cơ quan BHXH tính hưởng chế độ cho người lao động.

Thông báo này xuất hiện khi Cổng Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã có thay đổi hoặc cập nhật lại cơ quan BHXH quản lý của đơn vị, nhưng thông tin trên hệ thống kê khai chưa được đồng bộ.

Anh/Chị vui lòng liên hệ lại Bkav để được hỗ trợ ạ.

Trường hợp tra cứu C12 báo chưa có kết quả là do Cơ quan Bảo hiểm xã hội chưa trả kết quả về cho hệ thống I-VAN, dẫn đến việc tra cứu tạm thời chưa hiển thị.

Anh/Chị vui lòng thực hiện tra cứu lại vào thời điểm khác.

Lưu ý: Kết quả C12 thường được cơ quan BHXH trả vào ngày 10 của tháng sau.

Thông báo “Error System” xuất hiện khi hệ thống có phát sinh tạm thời trong quá trình xử lý dữ liệu kê khai.

Anh/Chị vui lòng thực hiện lại thao tác thêm mới người lao động vào thời điểm khác ạ.

Khi hồ sơ hiển thị trạng thái “CXL” (Chờ xử lý), Anh/Chị vui lòng kiểm tra lịch sử giao dịch bằng cách click vào biểu tượng đồng hồ tại cột Chức năng để xem chi tiết.

Tùy theo kết quả, Anh/Chị thực hiện như sau:

Nếu hồ sơ đã có mã giao dịch: Liên hệ cơ quan BHXH quản lý để kiểm tra kết quả tiếp nhận hồ sơ.

Nếu hồ sơ chưa có mã giao dịch: Tạo và ký gửi lại hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Trường hợp trạng thái hiển thị là “Đang xử lý (ĐGXL)”, Anh/Chị vui lòng liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hỗ trợ kiểm tra kết quả xử lý hồ sơ.

Từ ngày 01/7/2025, mẫu 01B-HSB đã được thay thế bằng mẫu 01D-HSB theo quy định mới của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Anh/Chị thực hiện kê khai trên hệ thống Bkav IVAN như bình thường, cách thức thao tác không thay đổi so với trước đây.

Trong biểu mẫu TK1-TS, tại mục “Địa chỉ nhận hồ sơ”, Anh/Chị nhập địa chỉ nơi người lao động đang sinh sống thực tế.

Thông tin này được sử dụng để cơ quan Bảo hiểm xã hội gửi trả hồ sơ, thẻ BHYT, sổ BHXH hoặc kết quả giải quyết các thủ tục hành chính khác đến đúng địa chỉ của người lao động.

Trong biểu mẫu TK1-TS, tại mục “Địa chỉ nhận hồ sơ”, Anh/Chị nhập địa chỉ nơi người lao động đang sinh sống thực tế.

Thông tin này được sử dụng để cơ quan Bảo hiểm xã hội gửi trả hồ sơ, thẻ BHYT, sổ BHXH hoặc kết quả giải quyết các thủ tục hành chính khác đến đúng địa chỉ của người lao động.

Trường hợp xin cấp mã đơn vị cho quản lý hoặc giám đốc không hưởng lương, Anh/Chị thực hiện theo hai tình huống sau:

1. Nếu đã có mã đơn vị: Anh/Chị liên hệ Bkav để được cấp thêm tài khoản I-VAN, sau đó đăng ký kê khai cho giám đốc hoặc quản lý.

2. Nếu chưa có mã đơn vị:

Trường hợp thuộc BHXH Hà Nội: Anh/Chị làm hồ sơ HN20 – “Đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến” để được cấp mã đơn vị mới.
Sau khi hồ sơ được duyệt, hệ thống Bkav I-VAN sẽ tự động tạo thêm tài khoản tương ứng với mã đơn vị mới.

Trường hợp thuộc BHXH Việt Nam: Anh/Chị kê khai và nộp hồ sơ giấy trực tiếp đến cơ quan BHXH quản lý mới.
Sau khi được cấp mã đơn vị mới, liên hệ lại Bkav để được hỗ trợ cấp thêm tài khoản I-VAN và đăng ký sử dụng cho mã đơn vị mới.

Nguyên nhân có thể do Anh/Chị đang chọn sai loại hồ sơ chế độ.

Để thực hiện chế độ thai sản cho lao động nam có vợ sinh con, Anh/Chị cần chọn hồ sơ VN18 hoặc VN18b trên hệ thống. Sau khi chọn đúng loại hồ sơ, các mục kê khai liên quan đến chế độ này sẽ được hiển thị đầy đủ.

Để được cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp sổ, Anh/Chị vui lòng kiểm tra các nội dung sau:

- Khi kê khai báo tăng, mục “Tổng số sổ BHXH hoặc số thẻ BHYT đề nghị cấp” đã điền đúng số lượng cần cấp chưa.

- Hồ sơ báo tăng cho người lao động đã được duyệt hay chưa.

Nếu hai điều kiện trên đã đúng, Anh/Chị liên hệ cơ quan BHXH quản lý để được hỗ trợ kiểm tra và cấp sổ.

Khi thực hiện hồ sơ chế độ hưởng thai sản, Anh/Chị kê khai theo mẫu 01D-HSB (thay thế mẫu 01B-HSB, áp dụng từ ngày 01/7/2025) với hướng dẫn cụ thể như sau:
PHẦN 1: DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ HƯỞNG CHẾ ĐỘ MỚI PHÁT SINH

Phần này gồm danh sách người lao động đề nghị giải quyết hưởng chế độ mới phát sinh trong đợt.

Cột A: Ghi số thứ tự

Cột B: Ghi Họ và Tên của người lao động trong đơn vị đề nghị giải quyết trợ cấp BHXH.

Cột 1: Ghi mã số BHXH của người lao động trong đơn vị đề nghị giải quyết trợ cấp BHXH.

Cột 2: Ghi ngày/tháng/năm đầu tiên người lao động thực tế nghỉ việc hưởng chế độ theo quy định.

Cột 3: Ghi ngày/tháng/năm cuối cùng người lao động thực tế nghỉ hưởng chế độ theo quy định.

Cột 4: Ghi tổng số ngày thực tế người lao động nghỉ việc trong kỳ để nghỉ giải quyết. Cộng tổng ở từng loại chế độ.

Cột C: Ghi số tài khoản, tên ngân hàng của người lao động; trường hợp người lao động không có tài khoản cá nhân thì bỏ trống. Ví dụ: Số tài khoản 12345678xxx, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Cột D: Mã hồ sơ: Ghi mã hồ sơ của từng hồ sơ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp. Ví dụ: Giấy ra viện có mã hồ sơ là AAAAAAAA thì ghi là: Giấy ra viện: AAAAAAAA.

Cột E:

– Đối với trường hợp hưởng chế độ ốm đau:

Trường hợp ngày nghỉ hằng tuần của người lao động không rơi vào ngày nghỉ hằng tuần theo quy định chung (ngày thứ Bảy và Chủ nhật) thì cần ghi rõ.
Ví dụ: Ngày nghỉ hằng tuần vào ngày thứ Hai, thứ Năm hoặc Chủ nhật thì ghi: T2, T5 hoặc CN.

Trường hợp các ngày nghỉ lễ, nghỉ tết đơn vị được phép lựa chọn ngày nghỉ lễ, Tết trước và sau ngày nghỉ chính thì ghi rõ thời gian nghỉ lễ.
Ví dụ: Nghỉ lễ 2/9 (1–2–9 hay 2–3–9).

Trường hợp người lao động làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên thì ghi: PCKV 0,7.

– Đối với trường hợp hưởng chế độ thai sản:

Trường hợp khám thai: Ghi rõ ngày nghỉ hằng tuần như trường hợp hưởng chế độ ốm đau.

Trường hợp lao động nam, người chồng của lao động nữ mang thai họ nghỉ việc khi vợ sinh con:
Ghi rõ ngày nghỉ hằng tuần như trường hợp hưởng chế độ ốm đau và mã số BHXH.

Trường hợp lao động nam, người chồng của người mẹ nhờ mang thai hộ hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con, nhận con:
Ghi số con được sinh, nhận; nếu vợ sinh, nhận một con thì không phải ghi số con và mặc nhiên được hiểu là vợ sinh, nhận 1 con.
Đồng thời ghi căn cước công dân của người vợ.

PHẦN 2: DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH SỔ ĐÃ ĐƯỢC GIẢI QUYẾT

Phần danh sách này được lập đối với người lao động đã được cơ quan BHXH giải quyết hưởng trợ cấp trong các đợt trước nhưng do tính sai mức hưởng hoặc phát sinh hưởng bổ sung, chế độ hoặc tiền lương... làm thay đổi mức hưởng, phải điều chỉnh lại theo quy định.

Cột A, B, 1, C: Ghi như hướng dẫn tại Phần I.

Cột 2: Ghi đợt/tháng/năm cơ quan BHXH đã xét duyệt được tính hưởng trợ cấp trước đây trên Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe (mẫu C70a-HD tương ứng đợt xét duyệt lần trước của cơ quan BHXH) mà có tên người lao động được đề nghị điều chỉnh trong đợt này.
Ví dụ: Đợt 3 tháng 02 năm 2025 thì ghi: 3/02/2025.

Cột 3: Ghi lý do đề nghị điều chỉnh như:
Điều chỉnh tăng mức hưởng trợ cấp do đơn vị chưa kịp thời báo tăng; do người lao động mới nộp thêm giấy ra viện…

Điều chỉnh giảm mức hưởng trợ cấp do giảm mức đóng BHXH nhưng đơn vị chưa báo giảm kịp thời, đơn vị lập nhầm chế độ hưởng, lập trùng hồ sơ; xác định không đúng số ngày nghỉ hưởng trợ cấp...

Phần cuối danh sách phải có chữ ký, số của Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm về các thông tin nêu trong danh sách; trường hợp đơn vị không thực hiện giao dịch điện tử thì Thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Hiện tại, Bảo hiểm xã hội không đồng bộ danh sách lao động về phần mềm của các nhà cung cấp. Vì vậy, khi đơn vị Anh/Chị sử dụng lần đầu phần mềm kê khai bảo hiểm IVAN của Bkav, hệ thống sẽ không tự động có sẵn danh sách lao động từ tài khoản cũ.

Để cập nhật dữ liệu lao động sang tài khoản mới, Anh/Chị có thể thực hiện theo một trong các cách sau:

Cách 1: Sử dụng chức năng “Đồng bộ danh sách lao động” (mới cập nhật)
Bkav IVAN đã bổ sung chức năng Đồng bộ danh sách lao động từ mã đơn vị A sang mã đơn vị B.
Anh/Chị thực hiện như sau:

Đăng nhập vào tài khoản IVAN cũ.

Vào menu Quản lý lao động - Đối tượng đóng.

Chọn Đồng bộ danh sách lao động.

Chọn tài khoản (mã đơn vị) mới cần đồng bộ, sau đó bấm Đồng bộ để hệ thống tự động chuyển dữ liệu sang tài khoản mới.

Cách 2: Thêm từng lao động thủ công
Nếu đơn vị có ít lao động, Anh/Chị có thể thêm trực tiếp từng lao động trong mục Quản lý lao động trên phần mềm IVAN Bkav.

Cách 3: Nhập dữ liệu từ file Excel
Nếu đơn vị có nhiều lao động, Anh/Chị kết xuất danh sách từ phần mềm cũ ra file Excel, sau đó sao chép dữ liệu vào mẫu Excel chuẩn của Bkav rồi tải lên phần Quản lý lao động trên IVAN.

Anh/Chị xem cách nào phù hợp với đơn vị mình để thực hiện cho thuận tiện nhất nhé."

Trường hợp đơn vị đã được cấp tài khoản IVAN mới sau khi chuyển cơ quan bảo hiểm, nếu muốn xem lại dữ liệu hoặc hồ sơ cũ, Anh/Chị thực hiện như sau:

Truy cập vào trang đăng nhập IVAN của Bkav: https://ivan.nopbaohiem.vn/

Tại màn hình đăng nhập, nhập mã đơn vị và mật khẩu của tài khoản cũ (trước khi chuyển cơ quan BHXH) hoặc đăng nhập bằng mã số thuế và chọn mã đơn vị cũ.

Sau khi Đăng nhập, Anh/Chị có thể xem lại toàn bộ hồ sơ, tờ khai, danh sách lao động hoặc lịch sử kê khai cũ của đơn vị.

Đối với chế độ ốm đau, nếu người lao động nghỉ do tai nạn rủi ro, Anh/Chị điền nội dung “tai nạn rủi ro” vào cột Tên bệnh trên mẫu 01D-HSB.

Thông tin này giúp cơ quan BHXH xác định đúng nguyên nhân nghỉ việc để giải quyết chế độ ốm đau theo quy định.

Trạng thái “NOT OK” trên hệ thống IVAN thể hiện hồ sơ đã bị cơ quan Bảo hiểm xã hội trả lại.

Hệ thống IVAN chỉ hiển thị trạng thái “NOT OK”, còn nguyên nhân cụ thể sẽ được cơ quan BHXH gửi trực tiếp qua email mà đơn vị đã đăng ký với cơ quan BHXH.

Trường hợp không nhận được email hoặc email không có (không rõ) lý do trả về. Anh/Chị vui lòng liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH quản lý để được hỗ trợ kiểm tra nguyên nhân và hướng dẫn nộp lại hồ sơ.

Để kê khai tham gia bảo hiểm cho giám đốc, Anh/Chị thực hiện hồ sơ báo tăng lao động theo thủ tục 600.
Trường hợp này được chia làm hai loại như sau:

Giám đốc có hưởng lương:

Kê khai hệ số hoặc mức lương, phụ cấp lương làm căn cứ đóng bảo hiểm theo hợp đồng lao động của giám đốc.

Giám đốc không hưởng lương:

Kê khai theo mức lương cơ sở do Bảo hiểm xã hội quy định, để làm căn cứ đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.

Cách thức lập và kê khai hồ sơ 600 trên hệ thống IVAN thực hiện tương tự như báo tăng lao động bình thường.

Giám đốc, dù có hưởng lương hay không, đều thuộc đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, tuy nhiên cách tính và mức đóng sẽ khác nhau tùy từng trường hợp:

1. Giám đốc có hưởng lương

Căn cứ đóng: Mức lương và các khoản phụ cấp ghi trong hợp đồng lao động.

Tỷ lệ đóng: Thực hiện như người lao động thông thường theo quy định hiện hành.

BHXH: 25,5% (8% NLĐ + 17,5% NSDLĐ)

BHYT: 4,5% (1,5% NLĐ + 3% NSDLĐ)

BHTN: 2% (1% NLĐ + 1% NSDLĐ)

Bảo hiểm TNLĐ-BNN: 0,5% do đơn vị đóng

2. Giám đốc không hưởng lương

Đối tượng: Bắt buộc tham gia BHXH và BHYT từ ngày 01/7/2025 theo quy định mới.

Căn cứ đóng: Mức tiền lương do người quản lý tự lựa chọn, trong giới hạn:

Thấp nhất: Bằng mức lương cơ sở.

Cao nhất: Bằng 20 lần mức lương cơ sở.

Tỷ lệ đóng:

BHXH: 29,5% trên mức lương làm căn cứ đóng.

BHYT: 4,5% trên mức lương làm căn cứ đóng.

Theo quy định hiện hành:

Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sử dụng người lao động phải đóng kinh phí công đoàn, không phụ thuộc số lượng người lao động tại đơn vị.

Cụ thể, theo Nghị định 191/2013/NĐ‑CP thì mức đóng kinh phí công đoàn là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động.

“Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH” là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH tại đơn vị.

Do đó, dù đơn vị có ít hay nhiều người lao động tham gia BHXH, nếu thuộc đối tượng sử dụng lao động thì vẫn phải thực hiện nghĩa vụ này.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/doanh-nghiep-phai-dong-kinh-phi-cong-doan-khi-co-bao-nhieu-nguoi-lao-dong-doanh-nghiep-chua-co-to-c-412209-18175.html?utm_source=chatgpt.com

Để xóa hồ sơ trên hệ thống IVAN, Anh/Chị thực hiện như sau:

Vào danh sách Quản lý hồ sơ, trên hồ sơ cần xóa.

Tại mục Chức năng, Anh/Chị click vào biểu tượng cây bút để mở giao diện Sửa hồ sơ.

Tại giao diện này, Anh/Chị sẽ thấy nút “Xóa hồ sơ”, click chọn để thực hiện thao tác xóa.

Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp mã đơn vị phụ thuộc vào cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý từng địa bàn.

Thông thường, cơ quan BHXH sẽ trả kết quả trong khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc có sai sót, thời gian có thể kéo dài hơn tùy theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

Đối với hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức đã được cơ quan BHXH duyệt nhưng phát hiện sai thông tin, Anh/Chị thực hiện như sau:

Trong mẫu 01D-HSB, có 2 mục chính:

Đề nghị hưởng chế độ mới phát sinh – dùng cho các trường hợp kê khai chế độ mới.

Đề nghị điều chỉnh sổ đã được giải quyết – dùng cho các trường hợp hồ sơ đã duyệt nhưng cần chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin.

Vì vậy, nếu hồ sơ đã được giải quyết mà bị sai, Anh/Chị kê khai lại tại mục “Đề nghị điều chỉnh sổ đã được giải quyết” để cơ quan BHXH xem xét và cập nhật lại thông tin.

Để tìm nhanh thông tin người lao động trong mục Danh sách lao động – Đối tượng tự đóng, Anh/Chị thực hiện như sau:

Mở mục Danh sách lao động – Đối tượng tự đóng trên hệ thống IVAN.

Góc trên bên trái của màn hình tại ô Tìm kiếm. Nhập họ tên người lao động cần tìm vào ô này và nhấn Enter.

Hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị kết quả theo thông tin Anh/Chị đã nhập.

Để in tờ khai trên hệ thống Bkav IVAN, Anh/Chị thực hiện theo các bước sau:

Tại danh sách hồ sơ, click vào “Xem chi tiết” hồ sơ mà Anh/Chị muốn in.

Trong giao diện chi tiết hồ sơ, chọn “Xem tờ khai ở tab mới”.

Hệ thống sẽ mở tờ khai trong một tab mới trên trình duyệt. Anh/Chị nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc chọn In trên trình duyệt để in tờ khai ra giấy.

Trường hợp người lao động đã được công ty cũ báo giảm nhưng chưa chốt sổ BHXH, công ty mới vẫn có thể báo tăng tham gia BHXH bình thường.

Sau khi báo tăng, cơ quan BHXH sẽ tiếp tục ghi nối quá trình đóng bảo hiểm của người lao động theo mã số BHXH đã có trước đó.

Việc chốt sổ tại công ty cũ chỉ là thủ tục hành chính để hoàn thiện hồ sơ, không ảnh hưởng đến việc báo tăng ở đơn vị mới.

Để thay đổi thông tin nhận thông báo kết quả (như email, số điện thoại, địa chỉ liên hệ...) từ cơ quan Bảo hiểm xã hội, Anh/Chị cần làm hồ sơ HN17 – Đăng ký thay đổi thông tin đơn vị.
Khi kê khai hồ sơ, tại cột “Ghi chú”, Anh/Chị ghi rõ nội dung cần thay đổi, ví dụ: “Thay đổi thông tin nhận thông báo: cập nhật số điện thoại và địa chỉ email mới.”

Sau khi cơ quan BHXH phê duyệt hồ sơ, thông tin mới sẽ được cập nhật, và các thông báo kết quả sẽ được gửi đến địa chỉ hoặc số điện thoại đã thay đổi.

Mã đơn vị (MĐV) không chính xác do một số nguyên nhân sau:

Anh/Chị nhập MĐV chưa chính xác:

Vui lòng kiểm tra ký tự, đảm bảo không thiếu, không thừa. Không để khoảng trắng thừa trước hoặc sau MĐV.

MĐV đang tạm dừng hoặc đóng cửa: Trường hợp này, Anh/Chị vui lòng liên hệ cơ quan Bảo hiểm quản lý MĐV để kiểm tra trạng thái hoạt động.

Nếu Anh/Chị đã chắc chắn MĐV nhập đúng và đang hoạt động, nhưng hệ thống vẫn báo lỗi, vui lòng liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ.

Để kiểm tra các hồ sơ kê khai trực tuyến trên hệ thống Bkav IVAN, Anh/Chị vui lòng làm như sau:

Truy cập vào mục Tạo hồ sơ mới trên hệ thống.

Chọn Kê khai trực tuyến.

Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các hồ sơ kê khai trực tuyến.

Nếu Anh/Chị không thấy hồ sơ trong mục Kê khai trực tuyến, có thể kiểm tra tại mục Kê khai hồ sơ giấy.

Mục này hiển thị các hồ sơ kê khai bằng phương thức giấy. Anh/Chị có thể tải mẫu hồ sơ, hoàn thiện, ký đóng dấu và gửi đến cơ quan Bảo hiểm qua đường bưu điện.

Lưu ý:

Hồ sơ chỉ hiển thị tại mục tương ứng với phương thức kê khai.

Nếu vẫn không thấy hồ sơ, Anh/Chị vui lòng kiểm tra lại phương thức kê khai hoặc liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ.

Trường hợp BHXH báo đã xử lý xong hồ sơ nhưng phần mềm Bkav IVAN vẫn hiển thị trạng thái Đang xử lý, có thể do hệ thống BHXH chưa đồng bộ kết quả xử lý cuối cùng về Bkav IVAN.

Anh/Chị vui lòng tra cứu lại vào thời điểm khác để kiểm tra trạng thái mới nhất.

Nếu sau khi tra cứu lại mà hệ thống vẫn hiển thị “Đang xử lý”, Anh/Chị vui lòng liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ kiểm tra.

Nguyên nhân do thông tin CKS Anh/Chị đang sử dụng để đăng ký giao dịch cho MĐV này không khớp với thông tin CKS đã đăng ký trước đó.

- Trường hợp anh/chị vẫn còn sử dụng USB CKS đã đăng ký trước đây thì anh/chị sử dụng USB CKS đó để thực hiện đăng ký ngừng giao dịch, sau đó đăng ký lại bằng USB CKS mới.

- Trường hợp không còn sử dụng USB CKS đã đăng ký trước đây thì anh/chị vui lòng liên hệ với BHXH quản lý, bộ phận quản lý thu báo ngừng giao dịch điện tử cho MĐV này trên phần mềm TNHS.baohiemxahoi.gov.vn, sau đó thực hiện đăng ký lại bằng USB CKS mới ạ.

Theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội, nếu người lao động nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ hưởng chế độ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, thì đơn vị không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người đó trong tháng đó.

Nếu công ty đã lỡ đóng BHYT cho người lao động trong trường hợp này, Anh/Chị vui lòng thực hiện hồ sơ báo giảm lao động để cơ quan BHXH điều chỉnh và hoàn trả/khấu trừ tiền đóng dư.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-LT).

Giấy tờ chứng minh người lao động nghỉ từ 14 ngày trở lên (nếu được yêu cầu).

Hướng dẫn kê khai trên biểu D02-LT:

Loại hồ sơ: Chọn 600 – Báo giảm lao động.

Loại: Giảm tiền lương.

Phương án: TU - Bổ sung giảm quỹ KCB.

Tỉ lệ đóng: Chọn 4.5%

Cột Ghi chú: Ghi rõ giảm quỹ KCB cho lao động từ tháng...đến tháng.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận, xử lý và cập nhật lại dữ liệu. Trường hợp đã đóng tiền, cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn hoàn trả hoặc bù trừ vào kỳ sau theo quy định.

Nếu doanh nghiệp xảy ra việc chậm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động, Anh/Chị vui lòng thực hiện các bước sau để khắc phục và giảm thiểu rủi ro:

Rà soát số tiền đóng thiếu và thời gian chậm đóng.

Xác định tháng/quý nào đơn vị chưa đóng hoặc đóng thiếu BHXH, BHTN, BHYT.

Tính đầy đủ số tiền bắt buộc phải đóng cho người lao động theo hợp đồng, quy định tham gia BHXH.

Theo quy định, từ ngày 1/7/2025, doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm mức lãi chậm đóng với mức 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng.

Nộp số tiền đóng thiếu + lãi chậm đóng.

Đơn vị cần chủ động nộp số tiền đã chậm đóng vào quỹ BHXH, BHTN.

Kèm theo đó là lãi chậm đóng: Mức 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng.

Kê khai, báo cáo với cơ quan BHXH khi được yêu cầu.

Đơn vị cần cung cấp hồ sơ, báo cáo theo yêu cầu của cơ quan BHXH liên quan để xác minh việc chậm đóng.

Từ phía cơ quan BHXH, doanh nghiệp sẽ bị liệt kê vào danh sách chậm đóng/trốn đóng nếu không khắc phục.

Nếu đơn vị bị xác định vi phạm chậm đóng BHXH, mức phạt tiền có thể từ 12%–15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt có thể gấp đôi.

Nếu doanh nghiệp bị xác định “trốn đóng”, từ 1/7/2025 có thể bị xử lý nghiêm hơn, thậm chí truy cứu hình sự.

Tránh tái diễn chậm đóng.

Đơn vị nên xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về việc đóng BHXH: Lịch đóng, xác nhận đã nộp, liên hệ BHXH khi có thay đổi về lao động.

Nếu phát sinh thay đổi lớn (thay lao động, nghỉ dài ngày, điều chỉnh mức đóng), nên khai báo kịp thời.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/cau-hoi-thuong-gap/cham-dong-bao-hiem-xa-hoi-bat-buoc-bi-xu-ly-nhu-the-nao-tu-1-7-2025-10093.html?utm_source=chatgpt.com
Nguồn: https://baohiemxahoi.gov.vn/UserControls/Publishing/News/BinhLuan/pFormPrint.aspx?IsTA=False&ItemID=24694&UrlListProcess=%2Fcontent%2Ftintuc%2Flists%2Fnews&utm_source=chatgpt.com

Việc đã đóng BHXH nhưng lao động chưa được cấp mã sổ bảo hiểm có thể do một trong các nguyên nhân sau:

Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH của người lao động chưa được cơ quan BHXH duyệt.

Cơ quan BHXH cần thời gian để tiếp nhận, xử lý và cấp mã số BHXH.

Trường hợp mới tham gia, mã sổ thường được cấp sau khi hồ sơ điện tử được cơ quan BHXH phê duyệt.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ nhưng bị thiếu hoặc sai thông tin cá nhân

Ví dụ: sai số CMND/CCCD, ngày sinh, họ tên… khiến hệ thống BHXH chưa thể cấp mã sổ.

Khi đó, Anh/Chị cần kiểm tra lại thông tin kê khai trong hồ sơ mẫu TK1-TS hoặc D02-LT.

Người lao động đã có mã số BHXH trước đó nhưng doanh nghiệp kê khai mới từ đầu. Nếu người lao động từng tham gia BHXH ở đơn vị khác, họ đã có mã số BHXH cũ. Doanh nghiệp cần tra cứu mã số BHXH hiện có để kê khai tiếp.

Anh/Chị có thể tra cứu tại: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Hệ thống Bkav IVAN hoặc Cổng BHXH chưa đồng bộ dữ liệu.

Có thể hồ sơ đã được duyệt nhưng dữ liệu cấp mã sổ chưa được cập nhật kịp thời.

Anh/Chị vui lòng tra cứu lại sau một thời gian hoặc liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ kiểm tra thêm.

Trên mẫu tờ khai TK1-TS, danh sách quốc tịch được hiển thị theo tên tiếng Anh, không phải tiếng Việt.

Ví dụ:

Nếu Anh/Chị muốn chọn Trung Quốc, vui lòng chọn “China”.

Nếu là Nhật Bản, chọn “Japan”.

Nếu là Hàn Quốc, chọn “Korea (South)”.

Do đó, khi không tìm thấy tên quốc tịch bằng tiếng Việt, Anh/Chị vui lòng gõ hoặc tìm theo tên quốc gia bằng tiếng Anh để chọn đúng quốc tịch trên biểu mẫu.

Thông báo “Có lỗi trong quá trình xử lý hồ sơ” từ Cổng Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho biết hồ sơ của Anh/Chị chưa được tiếp nhận hoặc xử lý thành công trên hệ thống BHXH.

Nguyên nhân có thể do:

Hệ thống Cổng BHXH đang quá tải hoặc bảo trì.

Kết nối truyền nhận dữ liệu giữa phần mềm Bkav IVAN và Cổng BHXH bị gián đoạn tạm thời.

Hồ sơ bị lỗi định dạng hoặc sai thông tin kê khai.

Cách khắc phục:

Anh/Chị vui lòng thực hiện gửi lại hồ vào thời điểm khác.

Trong trường hợp lỗi lặp lại nhiều lần, Anh/Chị nên liên hệ tổng đài Bkav để được hỗ trợ kiểm tra chi tiết.

Để kiểm tra các hồ sơ đã xóa trên hệ thống Bkav IVAN, Anh/Chị vui lòng thực hiện như sau:

Truy cập vào mục Quản lý hồ sơ.

Nhấn vào biểu tượng kính lúp (Tìm kiếm nâng cao).

Trong phần Trạng thái, chọn “ĐX – Hồ sơ đã xóa”.

Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ đã được xóa để Anh/Chị dễ dàng tra cứu và kiểm tra lại thông tin.

Đối với lao động đã nghỉ việc, Anh/Chị có thể chuyển sang trạng thái “Đã xóa” theo hai cách sau:

Cách 1: Thực hiện theo quy trình chuẩn

Anh/Chị lập hồ sơ báo giảm lao động và gửi lên cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Sau khi hồ sơ được cơ quan BHXH duyệt thành công, hệ thống Bkav IVAN sẽ tự động đồng bộ và cập nhật trạng thái của lao động sang “Đã xóa”.

Cách 2: Xóa thủ công trên hệ thống (trong trường hợp cần thao tác ngay)

Vào mục Quản lý lao động - Đối tượng đóng.

Click vào biểu tượng cây bút Chỉnh sửa lao động cần xóa.

Chọn “Xóa lao động” và xác nhận thao tác.

Lưu ý: Việc xóa thủ công chỉ nên thực hiện khi đã hoàn tất việc báo giảm với cơ quan BHXH.

Trên hệ thống Bkav IVAN, Anh/Chị có thể thực hiện chuyển đổi danh sách lao động từ tài khoản cũ sang tài khoản mới. Các hồ sơ đã tạo/đã gửi được quản lý và xử lý trên tài khoản cũ không thể chuyển sang tài khoản mới.

Để kiểm tra lao động đã bị xóa trên hệ thống Bkav IVAN, Anh/Chị vui lòng thực hiện như sau:

Vào mục Quản lý lao động - Đối tượng đóng.

Click vào biểu tượng kính lup Tìm kiếm nâng cao.

Trong phần Trạng thái, chọn “ĐX – Lao động đã xóa”.

Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các lao động đã xóa, giúp Anh/Chị dễ dàng tra cứu và kiểm tra lại thông tin.

Khi lập hồ sơ ốm đau, dưỡng sức hoặc thai sản cho người lao động nghỉ nửa ngày, Anh/Chị thực hiện như sau:

Trên hồ sơ, cột “Tổng số ngày”.

Nhập số ngày nghỉ theo thực tế:

Nếu nghỉ nửa ngày, điền 0.5.

Nếu nghỉ một ngày rưỡi, điền 1.5, và tương tự cho các số ngày khác.

Đảm bảo tổng số ngày nhập khớp với số ngày nghỉ thực tế để hồ sơ được cơ quan BHXH phê duyệt chính xác.

Thời gian xét duyệt hồ sơ ốm đau: Theo quy định của BHXH, hồ sơ sẽ được xét duyệt trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thanh toán tiền chế độ ốm đau: Sau khi hồ sơ được duyệt, BHXH sẽ chi trả chế độ vào tài khoản người lao động hoặc chuyển cho đơn vị theo phương thức thỏa thuận.

Lưu ý: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, thời gian xử lý sẽ kéo dài hơn, Anh/Chị nên kiểm tra thông tin hồ sơ trước khi nộp.

Hiện nay, hệ thống chỉ hỗ trợ tra cứu thông tin người lao động bằng mã số BHXH, không tra cứu theo số sổ BHXH.

Để tra cứu thông tin trên Bkav IVAN, Anh/Chị thực hiện như sau:

Trên giao diện Thêm mới người lao động, chọn Tra cứu.

Trong cửa sổ Tra cứu, chọn chức năng “Tra cứu thông tin lao động theo Mã số BHXH”.

Nhập Mã số BHXH của người lao động cần tra cứu.

Nhấn Tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin tương ứng.

Lưu ý: Mã số BHXH hiện nay đồng thời là mã định danh duy nhất của người lao động trong hệ thống BHXH Việt Nam.

Điều kiện hưởng:
- Lao động nữ đã hết thời gian nghỉ thai sản theo quy định.
- Trong 30 ngày đầu trở lại làm việc mà sức khoẻ chưa hồi phục thì được nghỉ dưỡng sức.

Thủ tục: Tờ khai 01D - HSB + Giấy tờ (Giấy xác nhận của cơ sở y tế, giấy ra viện, trích lục bản sao giấy khai sinh).

Gửi hồ sơ báo giảm (mã thủ tục 600), chọn Phương án "Giảm hẳn". Mục Ghi chú ghi rõ báo giảm do đóng trùng BHXH.

Căn cứ Khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/2020/QĐ-BHXH và trả lời từ CQBHXH:
- Trường hợp gộp sổ không trùng thời gian Cơ quan BHXH sẽ cấp sổ BHXH có số sổ mới hoàn toàn theo thông tin đúng của người lao động.
- Trường hợp sổ có trùng thời gian đóng sẽ giữ lại 1 sổ, việc giữ lại sổ nào sẽ dựa trên thời gian tham gia BHXH, số tiền tham gia BHXH và CQBHXH.

Ghi đầy đủ nội dung số 02 sổ BHXH cần gộp + số CCCD, CMND Ví du: Gộp sổ có Mã số BHXH ........ có CCCD số ..... và sổ có Mã số BHXH ....... CMND số .....

Trường hợp này không cần phải làm thủ tục gì.

Căn cứ:

- Điểm a Khoản 1 Điều 99 Luật BHXH
- Điều 23 Điều 23 Văn bản hợp nhất số 922/VBHN-BHXH ngày 5/4/2023 của BHXH Việt Nam.
Thì trường hợp NLĐ đi làm vào nửa cuối tháng sẽ báo tăng lao động vào tháng sau.
Ví dụ: NLĐ ký hợp đồng lao động vào ngày 24/08/2024 thì sẽ báo tăng lao động vào tháng 09/2024. Do tháng 8 NLĐ nghỉ k hưởng tiền lương hơn 14 ngày nên không đóng BHXH

Căn cứ Điều 10 công văn số 1734/BHXH-QLT của BHXH TP. HCM về việc hướng dẫn thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT:
'Thời hạn báo giảm lao động là khi có sự giảm người lao động, đơn vị phải thực hiện việc lập danh sách báo giảm và gửi cơ quan Bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng, tính đến ngày cuối cùng của tháng đó'.
Như vậy:
1. Trường hợp báo giảm ngay khi NLĐ bị tạm giam, tạm giữ mà chưa rõ thời gian cụ thể kết thúc điều tra:
- Ngày bắt đầu: Ngày NLĐ bị tạm giam, tạm giữ để điều tra.
- Ngày kết thúc: Không ghi
2. Trường hợp báo giảm khi NLĐ đã kết thúc thời gian tạm giam, tạm giữ đã xác định thời gian kết thúc điều tra:
- Ngày bắt đầu: Ngày người lao động bị tạm giam, tạm giữ
- Ngày kết thúc: Chọn "Khác", ghi ngày kết thúc tạm giam, tạm giữ

Căn cứ:
Khoản 2 Điều 39 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 như sau:
"Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng được tính là thời gian đóng bảo hiểm xã hội, người lao động và người sử dụng lao động không phải đóng bảo hiểm xã hội.”
Khoản 6 Điều 42 văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam hướng dẫn:

“Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.


=> Như vậy, dựa trên nguyên tắc NLĐ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày trở lên trong tháng thì sẽ báo giảm lao động vào tháng đó, nếu ít hơn 14 ngày sẽ vào tháng sau.
+ Thời điểm bắt đầu: Là tháng sau.
Ví dụ: NLĐ sinh con vào ngày 20/09/2024 thì ghi thời điểm bắt đầu là tháng 10/2024 (Do trong tháng 9/2024 từ ngày 20 - 30/09 NLĐ chỉ có thời gian hưởng chế độ thai sản là 11 ngày)
+ Thời điểm kết thúc: 6 tháng tính từ ngày NLĐ sinh con (thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản tính cả ngày nghỉ lễ, tết và ngày nghỉ hằng tuần)

Cách tính ngày để điền hồ sơ báo giảm thai sản, hưởng chế độ thai sản như sau:
TH1: Ngày NLĐ xin nghỉ chế độ thai sản trước ngày sinh con
- Ví dụ: NLĐ xin nghỉ vào ngày 10/10/2024, sinh con vào ngày 15/10/2024 => Ngày để điền trên hồ sơ là ngày 10/10/2024

TH2: Ngày NLĐ xin nghỉ chế độ thai sản sau ngày sinh con
- Ví dụ: NLĐ xin nghỉ vào ngày 10/10/2024 nhưng sinh con trước vào ngày 05/10/2024 => Ngày để điền trên hồ sơ là ngày 05/10/2024

=> Khi xác định được ngày để điền hồ sơ sẽ đối chiếu với QĐ NLĐ nghỉ chế độ thai sản từ 14 ngày trở lên trong tháng thì sẽ báo giảm lao động vào tháng đó, nếu <14 ngày thì sẽ điền tháng là tháng sau.

Căn cứ:
+ Theo quy định tại điều 186 Bộ Luật Lao động; điều 2 Luật BHXH năm 2014; điều 12 sửa đổi, bổ sung Luật BHYT; điều 43 Luật Việc làm và Công văn số 3232/LĐTBXH-BHXH ngày 27-9-2011 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc thu BHXH, BHYT, BHTN của người lao động (NLĐ) thì khi có nhu cầu, người sử dụng lao động có thể thỏa thuận với NLĐ cao tuổi kéo dài hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc giao kết HĐLĐ mới có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên hoặc HĐLĐ không xác định thời hạn thì vẫn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN theo quy định.
+ khoản 9 Điều 123 Luật BHXH năm 2014: “Người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng mà đang giao kết hợp đồng lao động thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc”.
Như vậy, dựa trên quy định pháp luật sẽ có 2 trường hợp
- TH1: Hết độ tuổi lao động nhưng chưa đủ thời gian đóng BHXH => Tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc
- TH2: Hết độ tuổi lao động, đủ thời gian đóng BHXH và đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng => không thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT, TNLĐ-BNN
Không có trường hợp không đóng BHXH bắt buộc, chỉ đóng BHYT nếu hết độ tuổi lao động.

Trường hợp KH vẫn muốn nhập theo yêu cầu từ CQBHXH thì cần hỏi rõ sẽ gửi hồ sơ nào và phương án là gì? Có thể thực hiện 2 cách trên Bkav IVAN:
Cách 1:
Lập hồ sơ báo giảm lao động (HN4/VN4), cùng 1 người lao động nhưng làm 2 dòng:
+ Dòng 1: Chọn Giảm LĐ, PA "Giảm hẳn"
+ Dòng 2: Chọn Tăng TL, PA "Bổ sung tăng quỹ KCB"

Cách 2:
- Lập hồ sơ báo giảm lao động (HN4/VN4) chọn PA "Giảm hẳn". Sau đó lập hồ sơ Báo tăng (HN3/VN3), Chọn "Tăng TL", PA "Bổ sung tăng Quỹ KCB"

Căn cứ: Khoản 5 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH "5. Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng theo quy định của pháp luật về BHXH thì không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN nhưng vẫn được hưởng quyền lợi BHYT"

Như vậy, đối với trường hợp nghỉ ốm trên 14 ngày, đã báo giảm chế độ nghỉ không lương thì mặc định vẫn được hưởng quyền lợi BHYT. Không cần làm hồ sơ gì thêm.

Thông tin nơi đăng ký giấy khai sinh không cập nhật trên sổ BHXH và thẻ BHYT nên thường không cần làm hồ sơ để điều chỉnh. Trong trường hợp kê khai hồ sơ và được cấp thẻ BHYT nhưng sai thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu, Anh/Chị gửi hồ sơ VN12/HN12 (mã thủ tục 610) để cấp lại thẻ BHYT.
 

Thông tin nơi đăng ký giấy khai sinh không cập nhật trên sổ BHXH và thẻ BHYT nên thường không cần làm hồ sơ để điều chỉnh. Trong trường hợp kê khai hồ sơ và được cấp thẻ BHYT nhưng sai thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu, Anh/Chị gửi hồ sơ VN12/HN12 (mã thủ tục 610) để cấp lại thẻ BHYT.